SISTEM BERKAS

KONSEP DASAR

Berkas adalah sistem penyimpanan, pengelolaan dan penyimpanan data pada alat penyimpanan eksternal.

Sistem berkas atau pengarsipan adalah Suatu sistem untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file yang digunakan. Sistem Akses adalah cara untuk mengambil informasi dari suatu file. Organisasi File adalah Teknik yang digunakan untuk menggambarkan dan menyimpan pada file


Istilah-istilah dasar
Entitas
Atribut
Field
Record
File
Basis Data
Key (Primary Key, secondary key, candidate key, alternative key, composite key dan foreign key)

Klasifikasi Data
Kelompok Data Tetap

Kelompok data yang tidak mengalami perubahan, paling tidak dalam kurun waktu yang lama, misalnya Data Pribadi Mahasiswa, Data Mata Kuliah
Kelompok Data Tak Tetap

Kelompok data yang secara rutin mengalami perubahan, misalnya data rencana studi mahasiswa yang berubah setiap semester
Kelompok Data yang bertambah menurut waktu

Kelompok data yang merupakan data akumulasi dari kelompok data tetap dan kelompok data tak tetap. Misalnya Data Transkip Nilai

FILE

Karakteristik Umum File

1. Persitence
2. Sharability
3. Size

Konsep File Terdiri dari nama dan ekstensi.

Konsep File
Nama adalah informasi untuk pengacuan file, disimpan dalam bentuk yg dapat dibaca user
Tipe adalah diperlukan untuk sistem yang mendukung tipe berbeda
Lokasi adalah pointer ke lokasi file pada perangkat
Size adalah ukuran file saat ini
Proteksi adalah mengontrol siapa yang bisa membaca, menulis, atau mengeksekusi file
Time, date, dan user identification – data untuk proteksi, security, dan monitoring penggunaan

Direktori

Berisi informasi mengenai file. Kebanyakan informasi berkaitan dengan penyimpanan, biasanya dimiliki sistem operasi dan dapat diakses dengan rutin-rutin di sistem operasi

Pandangan pemakai

◦ Direktori menyediakan pemetaan nama file ke file. Informasi terpenting pada direktori adalah berkaitan dengan penuimpanan, termasuk lokasi dan ukuran penyimpanan file.

Beberapa konsep penting yang dipahami oleh pemakai:

◦ Hirarki Direktori
◦ Jalur Pengaksesan (path-name)
◦ Perintah-perintah memanipulasi direktori

Tugas Sistem File
Memelihara direktori dari identifikasi file dan lokasi informasi
Menentukan jalan (pathway) bagi aliran data antara main memory dan alat penyimpanan sekunder.
Mengkoordinasi komunikasi antara CPU dan alat penyimpanan sekunder, dan sebaliknya.
Menyiapkan file penggunaan input atau output.
Mengatur file bila penggunaan input atau output telah selesai.

Jenis File

Master File

1. Berisi data statis
2. Data tentang satu sisi dari organisasi.
3. Berisi data historis
4. Isinya relative permanen

Jenis Master File
Reference master file

◦ File yang berisi record yang tidak berubah / jarang berubah
◦ Contoh
File pelanggan yang berisi field : nomor rekening, nama dan alamat
Dynamic master file

◦ File yang berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi.
◦ Contoh
File stock barang
File pemesanan tempat duduk

Transaction File

File yang berisi record-record yang akan memperbaharui / meng-update record-record yg ada pada master file. Meng-update dapat berupa: penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.

Report File

1. Berisi data yang bentuknya telah disesuaikan dengan kepentingan user
2. Data yang akan ditampilkan pada monitor
3. Data yang akan dicetak
4. Dihasilkan oleh Report writer, Application Program

Work File

1. Temporary File
2. File Kerja
3. Untuk memindahkan data dari satu program ke program yang lain

Program File

1. Berisi perintah untuk memproses data
2. Bisa berisi perintah dalam :
     a. Hihg Level Language
     b. Low Level Language
     c. Machine Language
     d. Job Control Language

3. Perintah Bisa berbentuk :
     a. Source Code
     b. Hasil Kompilasi
     c. Hasil proses lainnya

Text File

1. Berisi : Alphanumeric dan Graphic Data
2. Berasal dari program Text Editor
3. Hanya dapat diproses oleh program text editor

Dump File

File yang digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang kegiatan peng-update-an, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan. Contoh : membuat salinan dari seluruh data dalam perusahaan tersebut (back-up)

Library File

Digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya. Contoh : penyimpanan program aplikasi myob untuk pembuatan laporan akuntansi

History FileMerupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang terjadi.

Contoh : laporan akhir tahun perusahaan, seperti rangkuman seluruh data dalam perusahaan untuk disimpan.

RECORD

Ukuran Record biasanya dinyatakan dalam byte

Jenis Record menurut panjangnya :
Fixed Length Record
Variable Length Record

MODEL AKSES FILE

Input File

File yang hanya dapat dibaca dengan program
Contoh : Transaction file merupakan input file untuk meng-update program. Program file dari source code merupakan input file untuk program compiler.

Output File

File yang hanya dapat ditulis oleh sebuah program / file yang dibuat dengan program.
Contoh : Report file merupakan output dari program yang meng-update master file

Program file yang berupa object code merupakan output file dari program compiler

Input/Output File
File yang dapat dibaca dari dan ditulis ke selama eksekusi program
Contoh : Master File

Work File dengan sort program

ORGANISASI FILE

Suatu teknik / cara yang digunakan untuk menyatakan / menggambarkan dan menyimpan record-record dalam sebuah file.

Ada 4 teknik dasar organisasi file, yaitu :
Sequential File
Relatif File
Index Sequential File
Multi-Key file

Secara umum keempat teknik dasar tersebut berbeda dalam carapengaksesannya, yaitu :
Direct Access
Sequential Access
Direct Access

Adalah suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengaksesseluruh record yang ada.

Contoh : Magnetic Disk.Compact Disk

2. Sequential Access

Adalah suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record di depannya.
Contoh : Magnetic Tape.

Operasi pada File

Berdasarkan model proses
Batch

suatu proses yang dilakukan secara kelompok atau grup
Iterative

suatu proses yang dilakukan secara satu persatu yaitu record per record

Berdasarkan Model Operasi
Create

Pembuatan berkas dengan cara membuat struktur tabel lebih dahulu, kemudian record-record dimuat ke dalam berkas
Update

Pengubahan isi dari berkas diperlukan untuk menjaga agar berkas tetap up to date (diperbaharui).

Ada 3 bagian dalam update : Insert, Modify dan Delete
Retrieval

Pengaksesan sebuah berkas untuk tujuan mendapatkan informasi.

a. Comphrehensive Retrieval

Proses untuk mendapatkan informasi dari semua record dalam berkas.
misal : display all, list nama alamat
◦ Select * From Mahasiswa
Select NIM, Nama From Mahasiswa

b. Selective Retrieval

Mendapatkan informasi dari record-record tertentu berdasarkan persyaratan tertentu
Misal : List for program studi = ‘TI’
Select * From Pegawai Where Gaji = 2000000
Select Nama, Alamat From Mahasiswa Where IP >= 3.50

Maintenance

Perubahan yang dibuat terhadap berkas dengan tujuan memperbaiki program dalam mengakses berkas tersebut.

a. Restructuring

Perubahan struktur berkas
Misal : panjang field diubah, penambahan field baru

b. Reorganizing

Perubahan organisasi berkas dari organisasi yang satu menjadi organisasi berkas yang lain.
Misalnya : dari organisasi berkas sequential menjadi berkas sequential di indeks.

Model Operasi File
Untuk Master File dan Program File, kita dapat melakukan Create, Update, Retrieve, dan Maintenance.
Untuk Work File, kita dapat melakukan Create, Update, dan Retrieve, tetapi tidak dapat dilakukan Maintenance.
Untuk Report File, umumnya tidak dilakukan Update, Retrieve, atau Maintenance.
Untuk Transaction File, umumnya hanya dapat dilakukan Create dan digunakan untuk sekali proses.